Come funziona la conservazione sostitutiva o digitale dei documenti fiscali
La digitalizzazione del Fisco richiede ad aziende e professionisti di conformarsi alle regole sulla conservazione sostitutiva o digitale dei documenti fiscali, come fatture elettroniche e registri contabili.
Il riferimento principale per conoscere tali regole è il CAD, il Codice Amministrazione Digitale.
Quando si parla di conservazione sostitutiva o digitale non ci si riferisce però a un semplice sistema di archiviazione su supporto elettronico, bensì a un iter vero e proprio che, per essere valido deve essere eseguito a norma.
DIFFERENZA FRA CONSERVAZIONE DIGITALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Per chi non è del mestiere, conservazione digitale e conservazione sostitutiva potrebbero sembrare la stessa cosa. Del resto, sempre di archiviazione di file sembrerebbe trattarsi. Ma non è così.
In realtà, la conservazione digitale riguarda documenti nativi digitali, cioè documenti che nascono già in formato elettronico. Sono documenti che fin dalla loro creazione sono immodificabili, identificabili in maniera univoca e persistente e dotati di sigillo o firma elettronica.
Per conservarli, non vi è altro modo se non la conservazione digitale.
Con conservazione sostitutiva si indica invece la dematerializzazione dei documenti fiscali, ovvero il passaggio da cartacei a digitali. Questo è un tipo di conservazione facoltativo, poiché è possibile conservare questi documenti mantenendoli cartacei.
In ogni caso, entrambi i processo di conservazione devono rispettare i criteri di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI FISCALI CARTACEI
Poiché la conservazione digitale è quasi un effetto naturale e scontato dell’esistenza di documenti in formato elettronico, ci fermeremo ora un po’ di più sulla conservazione sostitutiva.
Infatti, un errore che aziende e professionisti spesso compiono è quello di credere che la conservazione sostitutiva consista solo nella scansione dei documenti cartacei e nell’archiviazione dei file nei propri pc o in altri supporti informatici.
Questo non è affatto sufficiente.
Innanzi tutti, va detto che la conservazione sostitutiva è regolamentata dal Decreto Ministeriale del MEF del 17 giugno 2014. All’art 2 si indica che i documenti informatici rilevanti a fini fiscali debbano avere le caratteristiche di “immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità”. Una scansione non è sufficiente a rispettare queste caratteristiche.
CARATTERISTICHE DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA
Dunque, la conservazione sostitutiva:
– richiede il rispetto delle norme del codice civile, del CAD, delle relative regole tecniche, di altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità;
– deve avvenire in modo tale da consentire la ricerca e l’estrazione di informazioni dagli archivi in relazione almeno ai seguenti criteri: cognome, nome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data, altre informazioni obbligatoriamente previste;
– prevede l’apposizione della marca temporale e della firma elettronica ai documenti fiscali digitalizzati;
– deve avvenire entro tre mesi dalla scadenza per la presentazione della dichiarazione annua dei redditi.
A seguito del Decreto Sostegni n. 41/2021, il termine per i documenti relativi al 2020 è stato prorogato di tre mesi;
– deve essere compiuta da soggetti terzi accreditati, i cosiddetti “conservatori”, i quali garantiscono il rispetto del CAD e di tutta la normativa in materia. È possibile gestire la conservazione sostitutiva anche in modo autonomo a patto di rispettare le normative, eventualità che però richiede serie competenze a riguardo.
IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE
A proposito dell’ultimo punto, nelle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici” emesse l’11 settembre 2020, l’AgID ha sottolineato l’importanza del Responsabile della Conservazione.
Questa figura si occupa autonomamente e in maniera complessiva della conservazione dei documenti fiscali.
In particolare:
– gestisce e ordina l’intero processo di conservazione, garantendone la conformità alla normativa in relazione anche alla sua evoluzione nel tempo;
– controlla periodicamente la funzionalità del sistema di conservazione e l’integrità, l’accessibilità e la leggibilità dei documenti;
– stende il manuale di conservazione, in cui vengono indicati tutti i dettagli sul processo di conservazione, gli strumenti, i soggetti coinvolti e le loro funzioni, le misure di sicurezza e qualsiasi altra informazione utile a definire il processo.
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